Definisi Managed Print Services
Managed Print Services (MPS) adalah model layanan di mana seluruh infrastruktur printing perusahaan — perangkat, toner, maintenance, monitoring, hingga helpdesk — dikelola oleh satu penyedia dalam satu kontrak terpusat.
Sederhananya: Anda cukup mencetak, kami yang urus semua sisanya.
Berbeda dengan sewa printer biasa di mana Anda masih perlu mengurus toner sendiri dan menghubungi teknisi saat ada masalah, MPS mengambil alih seluruh tanggung jawab operasional printing dari tim IT atau administrasi Anda.
Bagaimana MPS Bekerja?
Proses implementasi MPS biasanya berjalan dalam 4 tahap:
1. Assessment & Analisis
Tim MPS melakukan audit menyeluruh terhadap infrastruktur printing yang ada: berapa unit printer yang digunakan, di mana lokasinya, berapa volume cetak per departemen, dan berapa total biaya printing saat ini (termasuk biaya tersembunyi yang sering tidak disadari).
2. Desain Solusi
Berdasarkan assessment, tim merekomendasikan komposisi perangkat yang optimal — termasuk jumlah unit, jenis printer, dan penempatan yang paling efisien untuk alur kerja kantor Anda.
3. Implementasi
Pemasangan perangkat, konfigurasi jaringan, instalasi software monitoring, dan pelatihan pengguna. Semua dilakukan dengan minimal gangguan terhadap operasional kantor.
4. Ongoing Management
Setelah implementasi, penyedia MPS memantau kondisi semua printer secara proaktif — mengganti toner sebelum habis, mendeteksi masalah sebelum menjadi kerusakan besar, dan menyediakan laporan penggunaan bulanan.
Manfaat Utama Managed Print Services
Penghematan Biaya yang Terukur
Studi dari berbagai perusahaan menunjukkan MPS dapat menghemat 20–30% biaya printing dibanding pengelolaan mandiri. Penghematan datang dari:
- Eliminasi pembelian toner darurat dengan harga mahal
- Pengurangan downtime akibat printer rusak
- Optimasi jumlah dan penempatan printer
- Konsolidasi vendor — dari banyak vendor menjadi satu
Anggaran yang Terencana
Dengan model pembayaran tetap bulanan atau cost-per-page, anggaran printing menjadi predictable. Tidak ada lagi kejutan biaya servis atau pembelian toner mendadak di akhir bulan.
Fokus pada Core Business
Tim IT tidak perlu lagi menghabiskan waktu untuk troubleshooting printer, mengorder toner, atau menghubungi berbagai vendor servis. Semua dihandle oleh satu Account Manager dari penyedia MPS.
Monitoring Proaktif
Sistem monitoring real-time memastikan masalah dideteksi dan ditangani sebelum memengaruhi operasional. Toner yang hampir habis sudah disiapkan penggantiannya sebelum benar-benar kosong.
Laporan dan Visibilitas
Laporan bulanan yang detail memberikan gambaran jelas: departemen mana yang paling banyak mencetak, berapa biaya per departemen, dan rekomendasi efisiensi untuk bulan berikutnya.
MPS vs Sewa Printer Biasa: Apa Bedanya?
| Aspek | Sewa Printer Biasa | Managed Print Services |
|---|---|---|
| Pengelolaan toner | Mandiri | Ditanggung penyedia |
| Monitoring | Reaktif (lapor saat rusak) | Proaktif (deteksi otomatis) |
| Laporan penggunaan | Tidak ada | Bulanan terstruktur |
| Multi-lokasi | Kontrak terpisah | Satu kontrak terpusat |
| Account Manager | Tidak ada | Dedicated AM |
| Cocok untuk | 1–5 unit | 5+ unit, multi-lokasi |
Kapan Perusahaan Anda Membutuhkan MPS?
MPS paling tepat untuk perusahaan yang mengalami satu atau lebih kondisi berikut:
- Memiliki lebih dari 5 unit printer di satu atau beberapa lokasi
- Tim IT sering terganggu urusan printer dan toner
- Anggaran printing tidak terprediksi setiap bulan
- Memiliki kantor cabang di beberapa kota
- Pernah mengalami downtime produksi akibat printer rusak
- Tidak tahu berapa sebenarnya total biaya printing per bulan
MPS dari Excellent Print
Excellent Print telah melayani program Managed Print Services untuk berbagai perusahaan di Jakarta dan seluruh Indonesia sejak 2008. Dengan lebih dari 400 klien aktif dan 500+ unit tersewa, kami memahami tantangan printing yang dihadapi berbagai skala bisnis.
Program MPS Excellent Print mencakup:
- Assessment gratis dan rekomendasi solusi
- Dedicated Account Manager
- Monitoring proaktif semua unit
- SLA respons teknisi maksimal 2–4 jam
- Laporan penggunaan bulanan
- Backup unit jika diperlukan
- Fleksibel untuk multi-lokasi seluruh Indonesia
Tertarik mengetahui berapa penghematan yang bisa dicapai dengan MPS untuk perusahaan Anda? Minta assessment gratis sekarang — tidak ada kewajiban untuk melanjutkan.